Jam Pelayanan: Senin - Kamis (07:30- 16:00 WIB) Jum'at (07:30 - 11:00 WIB)

Logo
Menu
6a1e3bbb294f6_tutorial dms.jpg
admin Jumat, 01 Mei 2026 15 Views

Optimalisasi Arsip Digital ASN melalui Document Management System (DMS) di MyASN

Panduan Pengelolaan Dokumen Kepegawaian

Document Management System (DMS) MyASN

📝

Alur Kelengkapan Dokumen

Pemahaman Kriteria Skor Arsip Digital

Sistem akan menilai tingkat kelengkapan dokumen digital Anda secara otomatis ke dalam akumulasi skor dengan kategori berikut:

  • Sangat Lengkap: Akumulasi skor di atas 90.
  • Lengkap: Akumulasi skor antara 55,6 sampai dengan 90.
  • Cukup Lengkap: Akumulasi skor antara 30 sampai dengan 55,5.
  • Kurang Lengkap: Akumulasi skor berada di bawah 30.

Identifikasi Pengelompokan Jenis Dokumen

Petakan berkas fisik atau digital Anda ke dalam dua kategori kelompok dokumen yang tersedia di sistem:

A. Arsip Utama (9 Kategori Perjalanan Karier):
  1. Surat Keputusan (SK) CPNS
  2. Dokumen D2NP
  3. Sertifikat Diklat
  4. Daftar Riwayat Hidup (DRH)
  5. SK Kenaikan Golongan
  6. SK Jabatan
  7. Ijazah & Transkip Pendidikan
  8. Surat Keputusan (SK) PNS
  9. Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas (SPMT) CPNS
B. Arsip Kondisional (6 Kategori Sesuai Riwayat Pribadi):
  1. SK Angka Kredit (Khusus bagi Pejabat Fungsional)
  2. SK Cuti Luar Tanggungan Negara
  3. Penyesuaian Masa Kerja
  4. Piagam Penghargaan
  5. SK Pindah Instansi
  6. Realisasi SKP Tahunan
🎥

Video Tutorial Kelengkapan DMS

Simak detail instruksi pengunggahan dan pemantauan berkas digital Anda melalui video berikut:

Perhatikan setiap syarat teknis agar berkas lolos verifikasi!

📎

Ketentuan Teknis Unggah Dokumen

Mempersiapkan Berkas Sesuai Aturan

Apabila terdapat dokumen yang belum tersedia, pastikan file yang akan diunggah memenuhi syarat berikut:

  • Format Ekstensi Berkas: Wajib berupa file format .pdf.
  • Ukuran Dokumen: Batas kapasitas file maksimal adalah sebesar 1 MB per file.
Urutan Prioritas Tingkat Kevalidan Berkas:
  1. Dokumen Elektronik yang telah dilengkapi Tanda Tangan Elektronik (TTE).
  2. Dokumen Asli atau hasil pemindaian (scan) asli berwarna.
  3. Fotokopi dokumen yang telah dilegalisir oleh pejabat berwenang.
  4. Fotokopi biasa.
🔄

Alur Status Verifikasi Dokumen

Memantau Kolom Aksi Secara Berkala

Setelah pengunggahan selesai dilakukan, pantau perkembangan berkas melalui perubahan warna dan bentuk simbol ikon berikut:

  • ▪ Ikon Upload (Warna Merah Muda):
    Menandakan bahwa dokumen tersebut statusnya belum terunggah sama sekali ke dalam sistem.
  • ▪ Ikon Waktu / Jam (Warna Oranye):
    Menandakan dokumen berhasil diunggah dan sedang mengantre untuk diperiksa/diverifikasi oleh admin instansi.
  • ▪ Ikon Tanda Seru (Warna Merah):
    Menandakan berkas berstatus revisi/perbaikan. Anda wajib mengeklik ikon tersebut untuk melihat catatan koreksi verifikator, lalu mengunggah kembali file perbaikan lewat tombol di sebelahnya.
  • ▪ Ikon Kaca Pembesar (Warna Hijau):
    Menandakan dokumen telah selesai diverifikasi dan dinyatakan valid serta benar oleh pihak admin instansi.
Bagikan Artikel Ini :

Pencarian

Postingan Terpopuler