Jam Pelayanan: Senin - Kamis (07:30- 16:00 WIB) Jum'at (07:30 - 11:00 WIB)

Logo
Menu
admin Rabu, 09 Mei 2012 20 Views

Tingkatkan Efisiensi melalui Arsip Digital

Wonosobo, BKD - Secara bertahap BKD Kab. Wonosobo mulai mendigitalkan dokumen/arsip kepegawaian. Sesuai Perka BKN Nomor 18 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian PNS, kegiatan ini sebagai upaya untuk mengatasi masalah pembengkakan tempat penyimpanan berupa ruangangn, almari arsip dan sarana penyimpanan lainnya berupa folder. Dalam jangka pendek, digitalisasi bertujuan untuk meningkatkan efisiensi penyimpanan dan sarana back up dokumen fisik.Tujuan dalam jangka panjang, digitalisasi dokumen kepegawaian diarahkan untuk meningkatkan pelayanan administratif kepegawaian.

Berdasarkan statistik jumlah pegawai di Kab. Wonosobo mencapai 8.700 PNS yang berarti dokumen/file personalia kepegawaian yang tercipta minimal adalah sama dengan jumlah pegawai. Apabila setiap pegawai memiliki dokumen kepegawaian minimal 4 lembar, maka tinggal mengalikan 8.700 PNS X 4 lembar sama dengan 34.800 lembar dokumen. Setiap terjadi mutasi administratif kepegawaian menghasilkan dokumen kepegawaian yang masuk pada berkas file personalia kepegawaian sehingga jumlah dokumen terus bertambah penuh.

Saat ini BKD memilki 19 Almari arsip dengan jumlah folder kurang lebih 9.000 buah, termasuk dokumen pegawai yang telah berhenti pensiun. Apabila tidak mulai beralih kepada pengelolaan secara digital, maka akan semakin menyulitkan dalam pengelolaannya.
Langkah digitalisasi ditempuh adalah dengan piranti scaner dokumen khusus yang memilki kecepatan scan 20 lembar per menit untuk dokumen hitam putih. Sebelum disimpan pada folder perorangan, dokumen kepegawaian discan terlebih dahulu untuk disimpan dalam komputer sesuai dengan jenis dokumen dan folder perorangan. Diharapkan selanjutnya pencarian dokumen akan lebih mudah untuk kepentingan layanan administratif kepegawaian pada umumnya.

Bagikan Artikel Ini :

Pencarian

Postingan Terpopuler